今天洗澡時,回想起這些日子為了籌備4/15-4/17的日本展覽,做了哪些準備,畫面有如跑馬燈,一幕幕顯現、消失。我想,這可能是我人生中第一次,也是最後一次的國外展覽。我覺得有必要把它記錄下來。所以洗完澡、吹完頭髮、敷上面膜後順便去曬衣服,最後坐在電腦前面打字,雖然我很想躺在床上,開始跟小乖的電話熱線,但人的惰性很強,如果我現在不寫,那明天我應該也不會想了吧...。抱持這樣的心情,打著這篇文章。

1) 跟電子電機公會報名。
->任何事情只要跟"財務部"扯上關係,就不會太簡單,請他們匯個錢,流程有夠繁瑣的,需要填一堆申請表。一個攤位,三天展覽的租金為50幾萬日幣,然後我們跟一個日本的代理商合租一個攤位,他們付我們30萬日幣。加上我們是公會會員,展覽結束後,工會還會退我們一些錢,算是個很划算的投資。

2)重新製作公司簡介。
->準備過程中,屬這項最工程浩大了。從去年10月還是11月開始籌劃,從自己拿相機拍公司產品、機器設備、工廠設備、上網找我們公司產品的應用圖片、英文翻譯、日文翻譯、跟設計公司連絡,一再修稿校稿、追交期等。4本型錄 (雖只有兩種,但有分英文、日文,加起來共四種)全部印刷完畢,轉眼已是今年3月的事。被設計公司的人稱讚說我真厲害,終於把我們公司的產品統合起來了,聽到這句,真是太爽了。(之前我還蠻度爛這家設計公司的,自以為是的態度,讓我ㄧ度跟副總打小報告,說服換別家。後來合作久了,竟也變成朋友了)
對了,忘了說之所以要重新製作公司簡介,是因為我們都沒日文版的,想說趁著展覽,可以廣發給日本客戶,然後公司很奸詐的叫我順便重新製作英文版的。

3)攤位佈置。
->雖說有統一廠商幫我們設計,但連絡、確認的工作也是挺煩人的。加上我們的招牌還要加上日本代理商的,跟廠商修改了好幾次,最後廠商很不爽的跟我說:「***小姐,你知道其實我們修改都是要錢的,前幾次我們都沒跟你收,而且最近我們又比較忙,可不可以不要一直修改阿,造成我們的困擾。」卡好哩,要不是因為你們公司招標成功,你以為我就想跟你合作喔,我們是你的客戶耶,客戶修改是天經地義的事,修個幾次就在那邊叫,你第一次出來社會混喔,不怕明年我們不投票給你們嗎?

4)展覽品事前海運。
->為了節省運費,通常廠商都會事前把展覽需要用的東西用海運運送。這下可好了,參展的只有我跟我們副總,最好是副總會跳下來打包啦! 副總洋洋灑灑列出清單後,我開始獨自一人準備sample、文具用品、型錄等等。看似簡單,就sample部分,就很令我頭痛。我們想promote哪些產品、這些產品有沒有sample、沒有sample的話料要從哪來又要請誰作等,都是需要規劃的。文具用品需要帶哪些,對我這個展覽新鮮人,更是一點經驗都沒有。還好,靠著同事的幫忙,及我晚上加班打包,目前暫告段落了。

5)資料準備。
->今天我們副總出差深圳去,禮拜五回來但不會進公司,所以昨天是我最後一天可以跟他面對面討論日本展覽的事。我ㄧ直很害怕日本客戶問我問題,我會當場呆在那裡,所以副總昨天終於告訴我需要帶哪些資料至展場。大概就是 ROADMAP, SPEC,動過手腳的價格表(當然不能讓客戶偷喵到我們的底價)及平常一些教育訓練的講義。不過,副總,以後可以請你早點說嗎?

6)發MAIL 邀請函。
->我們本來要上網搜尋日本廠商,不過礙於時間(真的太忙了啦),我只有發給去年日本展覽有留資料的客戶。

7)製作小禮物。
->我們是選簡報筆,電池就放我們家的,彩色網版印刷上我們的LOGO。這也是我辛苦找出來的廠商阿!

8)訂日本機票、飯店。
->雖然工會有招標旅行社統一辦理,但他們的價錢開的太高了。我們找的是距離千葉縣會場搭電車大概一小時的上野附近飯店,一個人一個晚上才3000多日幣。機票訂優惠票,禮拜一早上去,禮拜六早上回,9600元。

以上,我一定還有漏的,不過這樣寫出來後,才知道自己這陣子真的過得"非常充實"。如果我專心準備這些事情,完全是沒問題的,但我有我的基本業務,這些只能算是我的"旁務",一路走來,雖然有時感到很火大、無力(基本上,沒有同事會主動幫忙的,廢話,他們又沒參加),但真的有很多我業務上的第一次,我該好好珍惜吧!

希望展覽,能夠爭取到日本客戶的訂單,若真的有成交的話,再來分享吧~

Good luck to me!

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